Kỹ năng giao tiếp - Phần 2

3. Các quy tắc nhận và thực hiện cuộc gọi

- Nhận cuộc gọi: Hãy nhấc máy trước khi hồi chuông thứ ba vang lên và trả lời, khi bạn đang không bận bịu với việc nào đó.
- Nói chuyện điện thoại cũng giống như khi đang nói chuyện trực tiếp vậy, luôn phải giữ thái độ lịch thiệp và chăm chú lắng nghe. Và đương nhiên là phải nói thật cẩn thận – rõ ràng, rành mạch.
- Thực hiện cuộc gọi: không nên gọi quá muộn/quá sớm nếu gọi điện đến nhà riêng hoặc vào đầu/cuối buổi làm việc.
Kiểm tra số điện thoại trước khi gọi để tránh mọi nhầm lẫn có thể xảy ra.

- Sau khi quay số xong, hãy kiên nhẫn đợi một chút vì người nhận cuộc gọi có thể đang ở xa điện thoại. và khi bắt đầu cuộc hội thoại, bạn nên xưng tên, chức danh và công ty ngay cùng với đề nghị được nói chuyện với người cần gặp.

- Luôn là người cúp máy sau, hoặc bạn có thể chờ vài giây sau khi thấy đầu dây bên kia kết thúc cuộc trò chuyện mà chưa cúp máy.

4. Những lưu ý khi bắt tay và khi giới thiệu bản thân

- Không để người đối diện giơ tay ra quá lâu. Hãy bắt tay thật kịp thời với một vẻ mặt niềm nở, biểu thị sự nhiệt tình. Không nên nắm quá chặt như bóp hay quá hờ.
- Thời lượng của cái bắt tay nên dài bằng thời lượng của những lời chào hỏi đầu tiên.
- Cách thức bắt tay: Người hơi nghiêng về trước, mặt hướng vào người đối diện, tay bắt và chào hỏi.

5. Nguyên tắc giao tiếp hiệu quả

- Thành thật, luôn tươi cười.
- Tôn trọng ý kiến của người khác
- Mềm mỏng khi khuyên bảo/chỉ ra lỗi sai của người khác

6. Đặt câu hỏi

- Câu hỏi có nhiều dạng khác nhau và được đặt ra không chỉ để lấy thông tin mà còn phục vụ những mục đích khác, như để tạo hiệu quả trong giao tiếp,đế kế thúc giao tiếp một cách tế nhị hay để điều tiết nhịp độ của cuộc hội thoại.
- câu hỏi trực tiếp: vào thẳng vấn đề, trực tiếp yêu cầu cung cấp thông tin.
- câu hỏi gián tiếp: đi đường vòng, hỏi về một vấn đề này nhưng ý định thực sự là một vấn đề khác tế nhị hơn.
- câu hỏi kết thúc vấn đề: Được đặt ra để kết thúc câu chuyện mà không cắt đứt với người cùng đối thoại.